Rýchla otázka

  • Prečo založiť spoločnosť u nás?

    Viac...
  • Ako sa postupuje pri zakladaní spoločnosti?

    Viac...
  • Čaká na Vás profesionálny a individuálny prístup

    Viac...
  • Prečo založiť spoločnosť u nás?

    Viac...
  • Naši partneri

    V rámci našej činnosti spolupracujeme s viacerými významnými a renomovanými spoločnosťami, pričom našim spoločným cieľom je prinášať našim klientom vždy kvalitnejšie a lukratívne produkty a služby.

    Viac...

4.FEBRUÁR 2011: Ponúkame Vám prepis článku z novoročného dvojčísla ekonomicko-spoločenského mesačníka EUROBIZNIS. V rozhovore, riaditeľ spoločnosti KEY OFFICE predstavuje koncept služieb registračného a administratívneho sídla, jeho výhody, ale tiež aj úskalia a rady ako získať skutočne len kvalitné služby.


VIRTUÁLNA KANCELÁRA JE O ZMENE VNÍMANIA ... A NAKONIEC AJ O ZMENE OBCHODNÝCH VÝSLEDKOV.

Schôdzky s potenciálnymi zákazníkmi, investormi či obchodnými partnermi v kaviarňach a reštauráciách nie sú ideálnou vizitkou majiteľa firmy. Možno sa vám podarí rozbehnúť firmu zo spálne svojho bytu, ale overili ste si, ako potenciálni klienti vnímajú domácu adresu uvedenú ako sídlo firmy? Ak vaša kancelária väčšinu dní v týždni zíva prázdnotou, popremýšľajte o kancelárii virtuálnej. Môžete ušetriť desiatky eur mesačne, zároveň získate prestížnu adresu a možnosť využitia ďalších služieb. O možnostiach a výhodách virtuálnych kancelárií sme sa zhovárali s Mgr. Petrom Lisým, riaditeľom spoločnosti KEY OFFICE.

Čo to znamená "virtuálna kancelária"?

Koncept virtuálnej kancelárie, alebo inak povedané služby registračného a administratívneho sídla, umožňuje firmám založiť a prevádzkovať podnikanie s imidžom profesionálnej spoločnosti, ale bez nutnosti vynakladania vstupných a prevádzkových nákladov na vybavenie kancelárie, uzatvárania zmluvy na dlhodobý prenájom a zamestnávania administratívneho personálu. Slovo "virtuálna" pritom neznamená, že žiadna kancelária neexistuje. Ide však o to, že jeden priestor a adresu prevádzkovateľ prenajíma viacerým firmám a vďaka tomu sú náklady pre nájomcov oveľa nižšie.
Spoločnosť KEY OFFICE momentálne prevádzkuje tri takéto biznis centrá v troch obvodoch Bratislavy. Naši klienti tak za zlomok ceny získavajú služby profesionálneho externého tímu, ktorý sa stáva de-facto ich tímom a dennodenne sa stará o kompletnú administratívnu podporu, zatiaľ čo klient sa môže sústrediť na svoj biznis.

Prečo by mali podnikatelia využívať služby virtuálnych kancelárií?

Pretože prvý dojem sa počíta!!! Mnohí naši klienti už zistili, že je dôležité vymazať zo svojej vizitky adresu trvalého bydliska. Naša spoločnosť KEY OFFICE sa profesionálne postará o všetku administratívu klientovej firmy prostredníctvom vyškolených recepčných, office manažéra a koordinátora zasadacích miestností. Pokiaľ teda nemá klientova spoločnosť pôsobí prevažne v oblasti služieb, potom služby registračného a administratívneho sídlasú najrýchlejšou a najlacnejšou cestou k riešeniu kancelárie s administratívnou podporou.

Koľko služby virtuálnej kancelárie stoja?

Náklady spojené sprenájmom, zariadením a vybavením kancelárie pracovníkmi predstavujú spravidla druhú najväčšiu položku vo firemnom rozpočte. Cena za sídlo spoločnosti v biznis centrách KEY OFFICE sa pohybuje od 35 do 50 euro za mesiac, v závislosti od lokality. V rámci poskytovaných služieb pre klientov, okrem samotnej registračnej adresy, zabezpečujeme každodenné osobné preberanie pošty, notifikáciu o prijatej pošte, preposielanie, poprípade skenovanie pošty, zaistenie kontaktu spoločnosti s verejnosťou a zastupovanie pred orgánmi štátnej správy a inými úradmi. Všetky tieto služby sú pritom zahrnuté v jednom pevne stanovenom mesačnom poplatku, bez žiadnych ďalších skrytých doplatkov. Aktuálne sme pre našich nových klientov pripravili akciovú ponuku "12+3", v rámci ktorej ponúkame služby až na 3 mesiace zadarmo.
Ak si to porovnáme s cenou tristo až šesťsto euro za mesačný prenájmom priemernej 30m2 kancelárie v Bratislave, vyjde nám, že cena virtuálnej kancelárie tak tvorí zhruba jednu dvadsatinu ceny klasickej kamennej.

Pre koho sa teda tieto služby oplatia?

Medzi našich klientov patria najmä začínajúci podnikatelia, malí podnikatelia alebo zahraničné spoločnosti. Nájdu sa aj takí, ktorí prichádzajú otestovať nový trh, potrebujú sa rýchlo etablovať, nepoznajú legislatívu alebo ich podnikanie nevyžaduje nutne vlastné administratívne priestory. Väčšina našich klientov tvoria rôzne domáce jednoosobové minifirmy, ktoré chcú mať firemnú adresu na dobrom mieste v Bratislave a potrebuje riešiť kancelárske a administratívne služby rýchlo, spôsobom "tu a teraz". Často takto pracujú aj personálni a finanční konzultanti, právnici, jazykové a prekladateľské agentúry, internetové obchody, špedičné spoločnosti alebo programátorské firmy.
Aj keď na Slovenskom trhu to vyzerá, že klienti virtuálnych kancelárií sú práve takéto malé či začínajúce firmy, vo svete ich využívajú hlavne veľké medzinárodné firmy, ktoré sú do takýchto riešení tlačené najmä rastúcimi cenami klasických prenájmov vo veľkých svetových centrách.

Podľa čoho by si mal podnikateľ virtuálnu kanceláriu vybrať?

Na trhu virtuálnych kancelárií pôsobí na Slovensku okolo 15 rôznych spoločností. Niektoré ponúkajú úplne profesionálne služby a dôkladne dbajú na to, aby za svojich klientov splnili všetky zákonné a zmluvné povinnosti, iné ponúkajú len "prenájom" adresy. Služby mnohých novozriadených centier však nie sú úplne profesionálne a často ignorujú zákonné požiadavky, ktoré musia pre klientov splniť. Ak by vo virtuálnej kancelárii dochádzalo k problémom s preberaním pošty, mohli by podnikateľovi uplynúť lehoty, ktoré sú orgánmi štátnej správy, ale aj dodavateľsko-odberateľskými vzťahmi stanovené. Klient by sa tak mohol dostať do závažných problémov nielen napríklad voči daňovému úradu ale aj voči svojim obchodným partnerom.
Najlepšia je osobná návšteva, v rámci ktorej sa potenciálny klient môže zoznámiť s tým, ako to v danom biznis centre funguje. Je tiež dobré nepozerať sa len na cenu služby, pretože tá je často mnohými poskytovateľmi zámerne podhodnotená a postupne sa pridávajú ďalšie skryté poplatky. Odporúčam vybrať si poskytovateľa, ktorý má prehľadné informácie na webových stránkach, ponúka prijateľnú a jasne stanovenú cenu a transparentné zmluvné podmienky, nachádza sa v lokalite, ktorá je pre klienta zaujímavá, a predovšetkým je s ním dobrá komunikácia, čo je dobrým základom pre následnú spoluprácu. Existencia recepcie a úroveň vystupovania recepčných tiež mnohé napovie.

Takže dôležitá je garancia preberania písomností - žiadny P.O. BOX !

Prevádzkovateľ biznis centra musí klientovi zabezpečiť najmä správne preberanie všetkých poštových zásielok a byť schopný okamžite avizovať prijatie zásielky. Potenciálnym klientom odporúčam trvať na dôkladnom zoznámení sa s tým, ako túto činnosť poskytovateľ zabezpečuje.
Mnoho firiem, ktoré sa zaoberajú poskytovaním virtuálnych kancelárií, ponúka iba korešpondenčnú adresu, P.O. Box, proste miesto, kde nie je klientova spoločnosť trvale kontaktovateľná a kde nie je zabezpečený príjem doporučených písomností. Takýto prevádzkovateľ môže svojim klientom značne uškodiť.
Každý klient musí byť taktiež viditeľne označený na adrese, na ktorej sídli. Stretol som sa však aj s prípadom, kedy spoločnosť mená svojich klientov vypísala na obyčajný papier a zastrčila ho za okno. To je jednoducho neprípustné.

Ako proces zriadenia virtuálnej kancelárie prebieha?

Samotné zriadenie registračného a administratívneho sídla je jednoduchý a rýchly proces. K uzavretiu zmluvy o poskytovaní služieb stačí preukaz totožnosti konateľa a výpis z obchodného registra. Keď sa jedná o novo založenú spoločnosť, je vhodné preukázať sa zakladateľskou listinu alebo spoločenskú zmluvou.
Pri podpisovaní zmluvy je dôležité venovať pozornosť jej obsahu,  najmä rozsahu poskytovaných služieb, dĺžke a forme zmluvného vzťahu, podmienkam vypovedania a samozrejme právam a povinnostiam tak poskytovateľa, ako aj klienta.  Jeden z najdôležitejších faktorov predstavuje vzťah poskytovateľa služieb k daným priestorom. Ak je poskytovateľ len nájomcom, klient sa stáva jeho podnájomníkom. Ak by sa v budúcnosti stalo, že poskytovateľ z nejakého dôvodu ukončí svoj nájomný vzťah s majiteľom budovy, automaticky zaniká aj vzťah klienta k daným priestorom a tým aj k samotnej adrese. Toto sa bohužiaľ v praxi veľmi často stáva a mnoho firiem sa tak nielenže dostáva do sporu zo zákonom ale stráca aj dôveryhodnosť voči svojim partnerom. Spoločnosť KEY OFFICE preto svoje administratívne priestory vlastní a tak garantuje svojim klientom nemenný vzťah k poskytovanej adrese.

V čom vidíte najväčšiu výhodu virtuálnej kancelárie oproti klasickému prenájmu kancelárie v niektorom z administratívnych centier?

Ekonomická kríza zákonite spôsobuje čoraz menší záujem o prenájom a predaj klasických kancelárskych priestorov. Majitelia firiem sú krízou prinútení šetriť aj na položkách, ktoré doteraz považovali za štandard, sú ďalekoprezieravejší a dôkladnezvažujúkaždýnáklad, alezároveňchcúmaťčonajlepšiepodmienky.
V KEY OFFICE sú v každom našom biznis centrepre klientov taktiež k dispozícii reprezentačné zariadené zasadacie a rokovacie miestnosti, bezdrôtové pripojenie na internet, možnosť tlače a multimediálne prezentačné zariadenie. Samozrejmosťou je štandardné pohostenie, ale aj možnosť zabezpečenia kateringu. Cenu a termíny prenájmu dohadujeme s klientmi individuálne – ale v zásade sme vždy pripravení do 24 hodín poskytnúť klientom k dispozícii zasadaciu miestnosť.
V budúcnosti uvažujeme taktiež o elektronizácii všetkých došlých dokumentov a materiálov, ktoré tak budú mať klienti k dispozícii prakticky odkiaľkoľvek on-line vďaka webovému rozhraniu.
Záujem o virtuálne kancelárie na Slovensku každým rokom neustále rastie a to najmä preto, že majú jedno veľké plus - sú o dosť lacnejšie ako tie kamenné. Aktuálne v našich troch biznis centrách KEY OFFICE poskytujeme služby viac ako 300 klientom.

Ďalšie novinky:

ZALOŽENIE s.r.o. TERAZ LEN 350 €

Potrebujete rýchlo založiť firmu a začať podnikať ešte dnes? Práve ste našli to správne riešenie !!! Už nemusíte zbytočne...

Zmeny v zákone o DPH

Už s účinnosťou od 1. októbra 2012 nastávajú zmeny v zákone č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty. Novela prináša rôzne...

ZLÚČENIE OBCHODNÝCH SPOLOČNOSTI

Nový produkt v ponuke KEY BUSINESS:

EUROBIZNIS: Plánujete podnikať? Využite READY-MADE !

Z každoročne rastúceho počtu novozaložených firiem je možné dedukovať pravidelné oživovanie a rast samotnej ekonomiky. Vznik a...